Bestuursassistent

De dagelijkse werkzaamheden van het college van burgemeester en wethouders (B&W) soepel laten verlopen en zo bijdragen aan het maatschappelijk belang en het imago van Gemeente Tilburg; daar ga je voor als bestuursassistent.

De burgemeester is voorzitter van het college en de gemeenteraad en is verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid binnen onze gemeente. De wethouders zijn verantwoordelijk voor specifieke portefeuilles, zoals bijvoorbeeld gezondheid, economie en sociale zaken. Samen vormen zij het dagelijks bestuur van Gemeente Tilburg en dragen zij de verantwoordelijkheid voor het welzijn van de inwoners, de ontwikkeling van de stad en de financiën van de gemeente en de organisatie.

Als bestuursassistent speel je een cruciale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten van het college door het bieden van administratieve en organisatorische ondersteuning. Gemeente Tilburg is een dynamische omgeving en een inspirerende en vooruitstrevende stad! De dagelijkse werkzaamheden en prioriteiten kunnen dan ook zomaar ineens veranderen. Aan jou de taak om het overzicht en de rust te bewaren en ervoor te zorgen dat alles vlekkeloos verloopt.

Wat ga je doen

Door het vertrek van één van de bestuursassistenten in verband met een andere uitdaging, komt er een positie vrij binnen het bestuurssecretariaat. Samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder ondersteun je jouw bestuurder over de hele breedte van de portefeuille. Je bent verantwoordelijk voor de agenda, de bijbehorende stukkenstroom en neemt hierin de regie. Je plant en organiseert aanvullend bijeenkomsten voor B&W en leidt de wekelijkse stafbijeenkomst waardoor je nauw betrokken bent bij de inhoudelijke aspecten van het werk.

• Als bestuursassistent blink je uit in e-mail- en complex agendabeheer waardoor je een gestroomlijnde werkomgeving creëert;
• Je beheert alle inkomende e-mails en verzoeken en beslist snel over de juiste vervolgstappen;
• Je fungeert als de 'oren en ogen' van B&W waarbij je leest, meedenkt, participeert en adequaat reageert op ontwikkelingen;
• Je stelt duidelijke agenda's op, verzamelt en distribueert documenten en houdt actiepunten en besluiten bij;
• Je zorgt voor de feilloze organisatie van vergaderingen zowel online, fysiek als hybride;
• En niet te vergeten maak je planningen en speel je een cruciale rol bij het organiseren van speciale bijeenkomsten zoals evenementen, bezoeken in de stad en bezoeken van relaties.

Waar kom je te werken

Je maakt onderdeel uit van de afdeling bestuurszaken. Alle collega’s binnen deze afdeling ondersteunen het bestuur van Gemeente Tilburg in het dagelijks werk en bij besluitvorming. Je werkt nauw samen met 8 andere bestuursassistenten en woordvoerders en bestuursadviseurs van B&W. Het cluster bestuursassistenten vormt een hecht en divers team, variërend in leeftijd van 30 tot 58 jaar. Binnen dit team heerst een sterke onderlinge verbondenheid. Collega’s weten elkaar te vinden, kunnen op elkaar bouwen en rekenen op elkaars support. Ook de werkrelatie en -sfeer met het college van B&W is informeel en open. Je werkt minimaal drie dagen op kantoor in het moderne Stadhuis, daarnaast heb jij de vrijheid om thuis te werken.

Wat breng je mee

Als bestuursassistent ben je integer en neem je verantwoordelijkheid. Je beschikt over goede mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse taal en hanteert een open, vriendelijke maar directe communicatiestijl. De werkzaamheden vereisen een systematische aanpak om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. In een dynamische omgeving kunnen prioriteiten snel veranderen. Jouw flexibiliteit stelt je in staat soepel te schakelen tussen verschillende taken en om te gaan met onverwachte uitdagingen. Je hebt te maken met strakke deadlines en hoge verantwoordelijkheden, maar jij weet kalm te blijven en de focus te bewaren in stressvolle situaties. Verder vragen wij: 

• Minimaal een afgeronde MBO-opleiding bijvoorbeeld op het gebied van (management)ondersteuning, administratieve ondersteuning of secretarieel medewerker;
• Je fysieke aanwezigheid op dinsdag en woensdag in het moderne Stadhuis;
• Je bent bedreven in het gebruik van computers en programma’s zoals iBabs, MS Teams en Outlook (of weet je dit snel eigen te maken);
• Je bent 36-uur per week inzetbaar.

Wat krijg je ervoor terug 

Gemeente Tilburg biedt een inspirerende werkomgeving waar diversiteit gewaardeerd wordt en authenticiteit gestimuleerd. Als onderdeel van een vooraanstaande overheidsorganisatie krijg je de kans om niet alleen bij te dragen aan Tilburg, maar ook aan je eigen groei dankzij ons uitgebreide aanbod aan trainingen via het Tilburgs Leerhuis. 

Verder bieden wij je:

• De functie is ingeschaald in salarisschaal 8 met aanloopschaal 7. Op basis van een fulltime dienstverband is dit minimaal € 2.700,- en maximaal € 4.297,- bruto per maand. Afhankelijk van jouw ervaring en huidige situatie doen we je een zo goed mogelijk voorstel binnen deze bandbreedte;
• 194 verlofuren en de mogelijkheid om max. 187 verlofuren bij te kopen (o.b.v. een fulltime dienstverband);
• Een individueel keuzebudget van 17,05% boven op je salaris. Dat je het gehele jaar door kunt inzetten voor bijvoorbeeld extra verlof, een extra uitbetaling, studie, vakantiegeld of de aanschaf van een (elektrische) fiets;
• Uitstekende pensioenopbouw bij ABP, waarvan de werkgever 70% betaalt, inclusief een solide extra vangnet bij overlijden en arbeidsongeschiktheid;
• Een werkgeversbijdrage in de kosten van de zorgverzekering;
• Korting op een arbeidsongeschiktheidsverzekering via Loyalis;
• Bij goed functioneren ontvang je in principe na één jaar een vast contract;
• Een goede werk-privébalans met een werkweek van max. 36 uur, gedeeltelijk thuiswerken en flexibiliteit qua werktijden;
• Een sta/zit bureau, bureaustoel en toebehoren om je thuiswerkplek volledig en goed in te richten;
• Werk je thuis? Dan ontvang je een thuiswerkvergoeding van €3,- netto per thuiswerkdag; 
• Een laptop en mobiele telefoon;
• Reis je met openbaar vervoer? Jouw reiskosten worden dan volledig vergoed (2e klas).

Wil jij bijdragen aan het soepel laten verlopen van de dagelijkse activiteiten van het college, waarbij je bijdraagt aan het maatschappelijk belang en imago van Gemeente Tilburg? Solliciteer dan via onderstaande button!

Vragen?

De vacature staat open t/m 24 januari 2025. Wil je eerst meer informatie over de functie? Neem dan contact op met Edwin van Sprundel, teammanager, tel nr. 06-12695512. Vragen over de sollicitatieprocedure kun je mailen naar personeel@tilburg.nl onder vermelding van vacaturenummer: BZA24-11.

Gemeente Tilburg wil een betrouwbare partner (werkgever) zijn voor burgers en medewerkers. Daarom vragen we je om een geldige Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) te overleggen als onderdeel van het proces om bij ons te komen werken.  

Delen van de vacature mag, graag zelfs! Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.

Meer over Gemeente Tilburg: https://www.werkenvoortilburg.nl/pagina/afdelingen

Meer over onze arbeidsvoorwaarden: https://www.werkenvoortilburg.nl/pagina/arbeidsvoorwaarden

Meer over CAO-gemeenten: https://www.caogemeenten.nl/